La prise de références que personne ne fait vraiment

Telle qu’elle se pratique, avec deux noms fournis par le candidat, un appel de dix minutes et la question « vous le recommanderiez ? », la prise de références n’apprend presque rien, et la recherche ne sait même plus dire combien. Elle redevient utile à une condition : cesser de recueillir un avis et se mettre à vérifier des faits, avec des questions écrites à l’avance comme pour un entretien structuré.

C’est l’étape que tout le monde coche et que personne ne prépare. Elle arrive en fin de processus, quand le candidat a dit oui, que le client attend et que chaque jour compte, ce qui en fait la formalité idéale : on appelle, on entend du bien, on signe. Le problème n’est pas qu’elle soit inutile par nature, c’est qu’on la mène de la seule manière qui la rend inutile.

Que prédit vraiment une prise de références ?

Peu de chose, et ce peu n’est plus mesuré. La méta-analyse de Schmidt et Hunter, publiée en 1998 et citée depuis dans tous les manuels de recrutement, attribuait à la vérification des références une validité de 0,26, c’est-à-dire une corrélation modeste avec la performance observée ensuite.

En 2022, Paul Sackett et trois coauteurs ont repris ces estimations en corrigeant une erreur de méthode qui gonflait la plupart d’entre elles. Le résultat le plus commenté concerne l’intelligence générale, qui passe de 0,51 à 0,31. Le résultat le plus instructif pour nous est plus discret : la prise de références n’y reçoit aucune estimation nouvelle. Elle figure dans la liste des procédures écartées faute d’information suffisante, à côté de la graphologie, parce que les données d’origine ne permettent plus de dire ce qu’elles mesuraient.

La même révision donne en revanche un écart qui vaut pour notre sujet. L’entretien structuré, avec des questions fixées d’avance et une grille de notation, obtient 0,42 et se place en tête ; l’entretien non structuré tombe à 0,19. Ce ne sont pas deux outils différents, c’est le même échange entre deux personnes, mené avec ou sans préparation. Rien ne laisse penser qu’un appel à un ancien manager échappe à cette règle.

Pourquoi l’appel classique ne produit-il rien ?

Parce que chacun des trois interlocuteurs a une bonne raison de ne rien dire d’utile, et que la question posée ne l’oblige pas à le faire.

Le référent a été choisi par le candidat, qui n’a aucune raison de donner le nom de quelqu’un qui le jugerait sévèrement. Il connaît ensuite une tranche du parcours, souvent ancienne, et répond sur ce qu’il a vu. Une étude publiée dans l’International Journal of Selection and Assessment, menée auprès de plus de 1 700 managers américains et britanniques, ajoute une raison moins attendue : un manager évalue plus favorablement un ancien collaborateur quand il le fait pour un recruteur que quand il le fait en privé, parce que la performance de son équipe parle aussi de lui. Les auteurs parlent d’autopromotion par procuration.

Quand on contourne le référent choisi pour appeler l’entreprise, on tombe sur l’autre mur. Les services RH confirment de plus en plus souvent les dates d’emploi et l’intitulé du poste, et rien d’autre, pour se protéger d’un recours en diffamation, comme le rappelait la SHRM en 2018. La consigne est écrite dans une politique interne, et la personne qui l’applique n’a aucune latitude : rappeler une deuxième fois n’y change rien.

Reste la question elle-même, qui appelle un oui et l’obtient à chaque fois qu’on demande « le recommanderiez-vous ? » à quelqu’un que le candidat a choisi. On a alors une confirmation qui n’en est pas une, rangée dans le dossier avec le même poids qu’un fait.

Ce que la loi française demande avant d’appeler

Le candidat doit savoir que des références seront prises avant qu’elles le soient, et le Code du travail le dit en deux articles qu’on gagne à relire plutôt qu’à paraphraser.

L’article L1221-8 prévoit que le candidat est « expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d’aide au recrutement utilisées à son égard », et que ces méthodes doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie. L’article L1221-9 ajoute qu’aucune information le concernant personnellement ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance. L’article L1221-6, enfin, limite ce qu’on peut chercher : des informations qui ont un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé.

La CNIL en a tiré trois conséquences pratiques dans sa recommandation sur le recrutement. Recueillir des références auprès de l’environnement professionnel du candidat est permis dès lors que ce n’est pas fait à son insu. Contacter son employeur actuel sans son accord exprès est une manœuvre déloyale. Et une enquête de moralité auprès de références personnelles est excessive.

La pratique qui tient sur ces textes est simple : informer le candidat par écrit qu’une prise de références fait partie du processus, lui demander les contacts, et ne jamais appeler l’employeur actuel sans qu’il l’ait accepté. Le texte n’interdit pas d’interroger quelqu’un que le candidat n’a pas nommé, à condition qu’il sache que la démarche existe, mais c’est la zone où un recruteur pressé franchit le plus facilement la ligne.

Quelles questions produisent une information ?

Celles qui portent sur un fait que le candidat a affirmé, et dont le référent connaît la réponse sans avoir à donner d’avis.

Un candidat qui a dit, en entretien, avoir piloté la migration d’un système de facturation dans une équipe de huit personnes a fait trois affirmations vérifiables. On ne demande pas au référent de confirmer qu’il « a piloté la migration », ce qui suggère la réponse attendue ; on lui demande qui pilotait ce projet, combien de personnes y travaillaient, et ce que le candidat faisait lui-même chaque semaine. Si les trois réponses concordent, on a appris quelque chose. Si elles divergent, on a appris davantage.

La deuxième famille de questions est comportementale, sur le modèle de l’entretien structuré : une situation précise, ce que la personne a fait, ce qui en est sorti. « Racontez-moi une fois où elle a dû annoncer un retard à un client » produit une histoire, avec des détails qu’un référent de complaisance invente mal. La question comparative a aussi sa place : « par rapport aux autres personnes que vous avez encadrées sur ce poste, où la placeriez-vous ? » laisse moins de place à l’éloge uniforme.

Ces questions s’écrivent avant l’appel, à partir du dossier du candidat, et la partie générique est la même pour tous les candidats au même poste. C’est ce qui transforme une conversation aimable en contrôle, et c’est exactement ce que les processus de recrutement sur mission ne prévoient presque jamais, comme le montre l’analyse de Cobalt sur les ESN qui recrutent sans process adapté.

La référence est aussi un contrôle d’identité

La prise de références est placée au bon moment pour fermer la porte à la fraude, et c’est sa fonction la plus sous-estimée. Nous avons défendu ailleurs qu’un contrôle se place là où il ferme une porte, avant la signature et avant l’ouverture des accès, et que 41 % des entreprises ont déjà recruté un faux profil sans s’en apercevoir.

Un faux profil arrive souvent avec de faux référents, et la parade ne demande aucun outil : on n’appelle pas le numéro de portable fourni, on passe par le standard de l’entreprise et on demande la personne par son nom. Un référent qui n’existe pas dans l’organigramme de l’entreprise qu’il représente règle la question plus sûrement que dix minutes d’éloges. Pour une ESN, l’enjeu dépasse le recrutement, puisque la personne placée travaillera à l’intérieur du système d’un client.

Ce qu’un agent prépare, ce qu’un humain appelle

Un agent peut faire tout ce qui entoure l’appel, et rien de ce qui en fait la valeur.

Avant, il extrait du dossier les affirmations vérifiables, dates, périmètres, tailles d’équipe, rôle déclaré sur chaque projet cité, et rédige la grille de questions propre à ce candidat. Il vérifie que l’information écrite a bien été faite et qu’elle est tracée, puisque c’est la condition légale, et il retrouve le standard de chaque entreprise plutôt que de se fier aux numéros fournis. Après, il consigne les réponses en face de chaque affirmation et signale les écarts, sans les interpréter.

L’appel, lui, reste humain, et pour deux raisons qui se tiennent seules. Il sort de l’entreprise et engage la parole d’un tiers, ce qui le place du côté de ce qu’une personne valide avant envoi. Et l’information la plus utile d’une prise de références est souvent la manière dont quelqu’un hésite avant de répondre, ce qu’aucune transcription ne restitue.

Deux précautions découlent des mêmes textes. Un agent qui irait chercher seul des informations sur le candidat dans des sources que celui-ci ignore serait précisément le dispositif que l’article L1221-9 interdit. Et le résultat d’une prise de références ne se résume pas en note : il se rédige en phrases réfutables, ce qui a été confirmé, ce qui a divergé, ce qui n’a pas pu être vérifié, pour les mêmes raisons qui font du score de matching un mauvais instrument.

C’est la répartition que nous appliquons dans Balt : la grille, la traçabilité et le compte rendu d’un côté, la conversation de l’autre.

Faut-il encore prendre des références ?

Oui, mais moins et mieux. La concession est réelle : une étape dont la validité ne se mesure plus coûte du temps à tout le monde, et une prise de références menée par habitude, deux appels aimables en fin de processus, pourrait disparaître sans que la qualité des recrutements en souffre.

Ce qui mérite d’être gardé est plus étroit et plus utile. Une ou deux références, choisies pour couvrir l’expérience la plus récente et la plus proche du poste, interrogées sur des faits, à un moment où une réponse divergente peut encore changer la décision. Le reste, l’impression générale et la recommandation chaleureuse, ne mérite ni le temps du recruteur ni celui du référent.

Reste une question de calendrier, qui se pose dès qu’on ajoute une étape en fin de processus : chaque jour entre l’accord du candidat et la signature est un jour offert à une autre offre. La prise de références se mène donc en parallèle des dernières étapes, jamais après, parce que le délai d’un placement se joue dans les attentes bien plus que dans le travail.