Durée de conservation des données candidat : les trois horloges

La durée de conservation des données d’un candidat n’est pas une durée mais trois, et le référentiel publié par la CNIL le 2 avril 2026 les sépare nettement. Le dossier vit en base active le temps de la procédure. Le profil peut rester dans un vivier jusqu’à deux ans après le dernier contact, si le candidat intéresse vraiment le recruteur et ne s’y est pas opposé. Et le dossier d’un candidat non retenu peut être gardé cinq ans à compter de la date où le poste a été pourvu, en archive, pour répondre à une éventuelle action en discrimination.

Un agent IA ajoute une quatrième copie à ces trois horloges, et c’est elle que personne ne règle. Ce qu’il a noté sur un candidat au fil des conversations est une donnée personnelle au même titre que la fiche de l’ATS, avec les mêmes échéances, et elle a une propriété gênante : une fois reformulée, elle ne porte plus forcément le nom de la personne dont elle parle. On ne la retrouve donc pas en cherchant ce nom le jour où la personne demande à être effacée.

Quelles durées la CNIL fixe-t-elle pour un candidat ?

Le référentiel des durées de conservation consacré aux ressources humaines, mis à jour le 20 mai 2026, consacre une page au recrutement, et il distingue ce qui est obligatoire de ce qui est recommandé. La différence compte, parce qu’on ne la plaide pas de la même façon devant un contrôleur.

Situation	Base active	Archivage intermédiaire	Nature
Candidat retenu	Jusqu’à la signature du contrat	Aucun, le dossier passe en gestion du personnel	Recommandation
Candidat non retenu	Le temps de la procédure, jusqu’au résultat	5 ans à compter de la date où le poste a été pourvu	Obligation (L.1134-5)
Vivier (CVthèque), profils qui intéressent	Jusqu’à 2 ans après le dernier contact	5 ans à compter de la date où le poste a été pourvu	Recommandation

Les cinq ans viennent de l’article L.1134-5 du Code du travail, qui fixe à cinq ans le délai pour agir en réparation d’une discrimination. Les deux ans de vivier sont une recommandation de la CNIL, qui les conditionne à deux choses que l’usage oublie volontiers : le profil doit intéresser le recruteur, et la personne ne doit pas s’y être opposée, ou doit y avoir consenti. Un vivier qui garde tout le monde par défaut ne remplit pas la première condition, quelle que soit sa durée.

Le référentiel vise explicitement les intermédiaires, cabinets de recrutement compris, et pas seulement les employeurs. Un cabinet n’a donc aucune durée plus longue à invoquer au motif que son vivier est son actif commercial.

Pourquoi parle-t-on toujours de « deux ans » ?

Parce que la pratique a fondu trois durées en une, et que la plus citée est la plus commode. Notre propre guide de l’analyse d’impact pour un agent de recrutement reprend d’ailleurs les deux ans comme la référence usuelle, ce qui est juste pour un vivier et incomplet pour le reste.

Le raccourci coûte dans les deux sens. Un cabinet qui supprime tout à deux ans perd les pièces dont il aurait besoin si un candidat écarté conteste la décision trois ans plus tard. Un cabinet qui garde tout cinq ans « pour la preuve » et continue à sourcer dans ces dossiers utilise une archive comme une base de travail, et c’est exactement ce que le référentiel interdit.

Il y a aussi un piège dans le point de départ du vivier, qui court à compter du dernier contact. Un message envoyé à un ancien candidat pour faire repartir le compteur n’est pas un contact au sens où le texte l’entend, c’est un détournement de la finalité, et il se voit dans l’historique. Un contact qui renouvelle la durée est un contact qui avait un objet : un poste à proposer, une question à poser, une nouvelle à donner.

Que veut dire « archivage intermédiaire » pour un recruteur ?

Une donnée en archivage intermédiaire n’est plus utilisée pour l’objectif qui a justifié sa collecte : elle est conservée pour un intérêt administratif, typiquement un contentieux possible, et consultée ponctuellement, pour un motif, par des personnes spécifiquement habilitées. La CNIL exige qu’elle soit séparée de la base active, physiquement dans une base dédiée ou logiquement par des habilitations qui la rendent inaccessible à qui n’a plus de raison de la traiter.

Dans un ATS, cela signifie qu’un candidat écarté il y a dix-huit mois sur un poste pourvu depuis n’apparaît plus dans une recherche de sourcing, même s’il est toujours dans la base. Peu de cabinets l’ont paramétré ainsi, parce que la recherche qui ramène tout est plus agréable à utiliser que celle qui respecte les statuts.

Un agent rend ce défaut beaucoup plus visible. Un consultant qui cherche un profil dans l’ATS parcourt une vingtaine de résultats ; un agent qui a les droits de lecture sur toute la base parcourt tout, archives comprises, et propose avec la même assurance un candidat actif et un dossier conservé pour la seule défense en justice. La séparation qu’exige le référentiel devient alors une question de droits accordés à l’agent, ce qui est le seul endroit où une limite tient réellement.

Ce qu’un agent retient d’un candidat est-il une donnée personnelle ?

Oui, sans ambiguïté, dès que la personne est identifiable. « Préfère le télétravail, a refusé une offre à 55 000 euros en mars, son manager actuel part en juin » est une donnée personnelle, et souvent plus sensible que la fiche dont elle est tirée, parce qu’elle contient ce que le candidat a confié de vive voix et qu’on n’aurait jamais saisi dans un champ.

Elle est soumise aux mêmes durées que le reste du dossier. Si le candidat sort du vivier à deux ans, ce que l’agent sait de lui doit en sortir aussi ; si le dossier part en archive, la note de l’agent n’a pas davantage de raison de rester disponible pour le travail courant. Nous avons écrit ailleurs qu’une mémoire qui grossit sans filtre rend un agent moins juste ; ici l’argument est extérieur et plus simple, puisque la mémoire qui garde une personne au-delà de son échéance est une conservation illicite, que l’agent soit bon ou non.

Pourquoi un souvenir s’efface-t-il plus mal qu’une fiche ?

Parce qu’une mémoire d’agent n’est presque jamais rangée par personne. Elle est reformulée, résumée, fondue dans une note sur un client ou sur un type de poste, et la phrase qui parle d’un candidat peut ne plus contenir son nom. Le jour où il exerce son droit à l’effacement, une recherche sur son nom dans la mémoire ne ramène pas tout, et ce qui reste est précisément ce qui n’est plus attribué.

La seconde difficulté tient à l’ordre des suppressions. Si l’on efface ce que l’agent a retenu alors que les messages d’où il l’a tiré sont toujours là, la prochaine exécution relit ces messages et réécrit le même fait, cette fois sans trace de son origine. L’effacement honnête supprime le brut d’abord, le dérivé ensuite, et quand le dérivé n’est plus attribuable, il le retire en bloc et laisse l’agent réapprendre de ce qui subsiste.

Le délai, lui, ne laisse pas le temps d’improviser. La réponse est due dans le mois qui suit la demande, prolongeable de deux mois pour une demande complexe à condition de prévenir la personne dans le premier mois. Une organisation qui découvre à cette occasion qu’elle ne sait pas où son agent range ce qu’il apprend n’a pas un problème d’agent, elle a un registre des traitements incomplet.

Où faut-il ranger ce que l’agent sait d’un candidat ?

Dans l’ATS, et nulle part ailleurs. C’est la règle que nous appliquons à tout fait métier, un fait, un système propriétaire, toutes les autres copies en lecture seule, et elle prend ici une seconde justification : l’ATS est le seul endroit où les horloges de conservation s’appliquent déjà, avec les statuts, les dates de dernier contact et les purges que le cabinet a paramétrées.

En pratique, l’agent relit la fiche au moment où il en a besoin plutôt que de s’en souvenir, et ce qu’il apprend en conversation repart dans l’ATS, dans un champ ou une note, sous la responsabilité de la personne qui l’a appris. Sa propre mémoire garde ce qui concerne l’entreprise : la façon dont ce client veut recevoir les profils, les critères qu’un associé applique, le modèle de dossier qui a été validé. Rien de tout cela ne désigne un candidat, et rien de tout cela n’a d’échéance RGPD.

La concession est réelle et il faut la dire. Un agent qui relit l’ATS à chaque fois est plus lent et coûte plus cher qu’un agent qui se souvient, et une partie des nuances d’une conversation ne trouve pas de champ où se ranger. Nous préférons ce coût à l’autre, qui se découvre pendant un contrôle ou le jour où un candidat demande ce que l’on sait de lui, et la qualité de la base y gagne au passage, ce qui rejoint ce qu’il faut regarder dans ses données avant de brancher un agent.

Que faut-il dire au candidat ?

Ce que le RGPD impose de toute façon, avec une précision de plus. Le candidat doit être informé du responsable de traitement, de la finalité, de la durée de conservation et de ses droits, dont l’effacement ; pour le vivier, la CNIL rappelle qu’il doit avoir été informé de la durée et pouvoir s’y opposer. Si un agent intervient dans le traitement, la mention doit le dire, avec ce qu’il fait réellement : relire un dossier, rédiger un message, préparer une liste.

La précision tient au contact lui-même. Un message de relance rédigé par un agent reste un message sortant, validé par une personne avant de partir, comme tout ce qu’un agent écrit à un candidat. C’est aussi ce qui protège du piège du compteur : une relance qui doit être relue et assumée par un recruteur nommé a rarement pour seul objet de prolonger une durée de conservation.

Ce que nous avons choisi chez Balt

Nous avons écrit dans notre politique de confidentialité que rien n’est supprimé au motif de son ancienneté, et c’est délibéré : un élagage par l’âge donnerait une limite mouvante, et l’agent ne pourrait plus dire jusqu’où il voit en arrière. La conséquence est que Balt n’applique pas vos deux ans à votre place. Ce qui s’efface, s’efface à la demande, par personne pour ce qu’elle a dit, en bloc pour ce que Balt en a dérivé, et toujours dans l’ordre brut puis dérivé, que la même politique rend obligatoire.

C’est pour cette raison que nous recommandons à nos clients de laisser les faits sur les candidats dans leur ATS, où leurs horloges tournent déjà. Reste à savoir qui, dans le cabinet, a écrit ces horloges et les a vérifiées depuis 2026 : c’est la première pièce que demandera une analyse d’impact sur l’agent, et elle se prépare avant de le brancher plutôt qu’après.